Zurück ins Büro, Homeoffice, Hybridmodell: Wie wird das Post-COVID-Unternehmen aussehen?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – ein Slogan, der bald veraltet sein wird, findet das Team von Emakina CEE. Denn die Geschäftsführung vertraut darauf, dass Mitarbeiter ihre Leistung in gewohnter Qualität erbringen und unterstützt eine ausgeglichene Work-Life-Balance, unabhängig vom Arbeitsplatz. Das hat sich bewährt, hybrides Arbeiten bleibt als zukunftsfähiges Modell bestehen, meint Mark Kaslatter, Managing Director von Emakina CEE, im Interview.

Im Mai dieses Jahres sprach Mark Kaslatter im Webinar Zurück ins Büro – Sind Sie sicher? mit Salesforce über New Work. Er gab wertvolle Ratschläge, wie Unternehmen die Erwartungen von Teams und Kunden erfüllen können, während sie mit tiefgreifenden Veränderungen konfrontiert sind. Cédric Godart sprach mit Mark über die neue Normalität.

Was hat sich mit der Pandemie grundlegend verändert?

Alle Unternehmen auf der ganzen Welt mussten ihre Arbeitsweise ändern, um die Krise zu überwinden und ihre Arbeit neu zu organisieren. Für uns war der Übergang etwas einfacher, da wir bereits vorher ein digitales Unternehmen waren. Dennoch mussten wir diesen Wechsel organisieren, unsere Mitarbeiter nach Hause schicken und unsere Kunden sensibilisieren. Wir beobachteten, kommunizierten und sensibilisierten oft – und improvisierten manchmal.

Wie ist Emakina mit diesen Veränderungen umgegangen?

Seien wir ehrlich, wir mussten uns neu organisieren und gleichzeitig einiges lernen. Alles, was früher im Büro oder im Besprechungsraum stattfand (Workshops, Meetings), wurde zu Videokonferenzen. Es war eine große Veränderung, aber der Übergang war ziemlich natürlich. Sogar Workshops mussten online abgehalten werden, manchmal mit Dutzenden von Teilnehmern: Ich kann nicht leugnen, dass wir davor etwas Angst hatten, aber mit ein wenig Disziplin ist alles gut gelaufen. Für unsere Teams, für die Kunden. Es gab keine Reduktion der Produktivität. Heute kehren unsere Teams nach und nach ins Büro zurück und was wir sehen, sind trotzdem noch kleine Kästchen mit Gesichtern auf den Bildschirmen. Ja, die Welt hat sich verändert.

Was hat Emakina für seine Mitarbeitenden in dieser Situation getan?

Unsere Pflicht. Wir haben immer wieder Rücksprache gehalten, aber auch die Möglichkeit geschaffen, ins Büro zu kommen, was auch für jene hilfreich war, denen es zuhause an Platz fehlte. Bei denjenigen, die komplett ins Homeoffice wechselten, stellten wir schnell fest, dass das Risiko bestand, gar nicht mehr abschalten zu können. Dass es keine Pausen gab.

Habt ihr Zeitrahmen festgelegt, wie ihr es im Büro tun würdet oder habt ihr Arbeit anders organisiert?

Wir haben Best Practices vorgelebt, denn nicht von der Arbeit abschalten zu können, stellt ein großes Risiko dar. Unser wichtigster Ratschlag war es, Rituale einzuführen, damit das Stresslevel nicht allzu sehr zunimmt. Aufstehen, frühstücken, wartet, bevor ihr eure Emails checkt – macht, was ihr immer macht, geht joggen, mit dem Hund spazieren, macht ein Nickerchen – findet eure Rituale.

Die Art und Weise der Wirtschaft wird sich ändern. Wir werden nicht mehr über Arbeitsplätze sprechen, sondern über Arbeitsbereiche.

Mark Kaslatter

Wurden Maßnahmen ergriffen, um zu kontrollieren, was außerhalb des Büros geschieht?

Meinst du Virtual Badges oder Screen Control? Sicherlich nicht. Wir haben uns dafür entschieden, unseren Kollegen zu vertrauen. Früher oder später wird auffallen, wenn Arbeit nicht erledigt wird. Aber das war nicht der Fall. Ganz im Gegenteil: Die Produktivität ist gestiegen. Außerdem zeigte eine amerikanische Studie vergangenen Sommer, dass sich 16 % der Arbeitnehmer eine Rückkehr zur Normalität und 34 % ein flexibles Arbeitsumfeld wünschen. Hier sind wir angekommen.

Was wird sich in Zukunft aufgrund der Pandemie ändern?

Ich bin ein großer Verfechter von Freiheit und Flexibilität, daher bin ich überzeugt, dass sich unser Arbeitsumfeld ändern wird. Wir werden nicht mehr über einen Arbeitsplatz sprechen, sondern über Arbeitsbereiche, im Grunde Orte, an denen man arbeitet. Die Idee ist es, unter optimalen Arbeitsbedingungen ins Büro zu kommen, wenn Interaktionen mit Teams oder Kunden notwendig sind. Brauchst du Stille, um dich zu konzentrieren? Kein Problem, dann bleib zu Hause oder nimm dir ein ruhiges Besprechungszimmer im Büro.

Die Welt hat sich verändert, aber ist sie besser geworden?

Trotz der Rückschläge und Verluste dieser Pandemie bin ich in dieser Hinsicht in der Tat sehr optimistisch. Nehmen wir eine persönliche Situation: Gestern hatte ich bis 16 Uhr Termine. Ich verließ das Büro und… konnte sofort mit meinen Liebsten zu einer Geburtstagsfeier. Warum? Weil ich zu Hause war. Ich muss zugeben, ich hätte nie gedacht, dass ich in der Lage sein würde, einen ganzen Arbeitstag im Homeoffice zu verbringen. Und doch: Ich denke, diese Pandemie hat Menschen und Familien einander nähergebracht. Einige sind sogar aufs Land gezogen. Ich denke, die Leidtragenden waren oft isoliertere Menschen.

Was ist deine Prognose: Homeoffice, Büro oder hybrid?

Ein Hybridmodell, das Remote- und Büroarbeit in einer Weise kombiniert, die jedem einzelnen gerecht wird. Wir werden ein entspannteres, menschlicheres Arbeitsumfeld schaffen. Ich würde sagen, das ist ein 10-Jahres-Projekt, und wir fühlen uns schon jetzt dazu verpflichtet. Wir suchen außerdem gerade neue Büros, um die neue Art des Arbeitens hier in Wien umzusetzen.

Einige Unternehmen denken nicht wie ihr und ermutigen ihre Teams, ins Büro zurückzukehren. Was ist deine Meinung dazu?

Ja, das stimmt. Ich verstehe den Standpunkt aber nicht. Selbst Salesforce und Microsoft scheinen ihre Teams jetzt zu ermutigen, von überall aus zu arbeiten, solange das Ergebnis da ist. Es stimmt, dass Google und Apple versuchen, ihre Leute zurück ins Büro zu bringen (vielleicht ein Vertrauensproblem?), aber die Rückkehr in eine alte Welt erscheint mir etwas seltsam.

Werden wir in der Post-COVID-19-Welt andere Benefits bieten müssen?

Klar. Als hier bei Emakina immer mehr Remote Work eingeführt wurde, stellten wir Budgets für Bürostühle, große Bildschirme zur Verfügung. Dinge, die trivial erscheinen, aber unerlässlich sind, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Durch die Schaffung dieser und weiterer Bedingungen werden wir in der Lage sein, neue Talente für unser Team zu gewinnen.

Ich bin überzeugt, dass der Arbeitsplatz in der neuen Normalität keine Rolle mehr spielt.

Mark Kaslatter

Spielt soziale Verantwortung eine Rolle?

Ja, definitiv. Echte Weiterentwicklung ist ohne gesellschaftliches Engagement für die heute wichtigen Themen nicht mehr möglich: Umwelt, Klima, menschliches Wohlergehen, Ethik, Transparenz. Früher bin ich viel gereist, aber jetzt achte ich mehr auf den verursachten Impact – und ich bin davon überzeugt, dass das notwendig ist. Geschäftsreisen werden nie mehr die gleichen sein.  Und das ist gut so. Wir werden einfach anders reisen.

Gilt dieses neue Commitment für alle Mitarbeitenden und Freelancer?

Ohne Ausnahme. Einer meiner Mitarbeiter hat mir kürzlich gesagt, dass er seiner Ehepartnerin in ein anderes Land folgen und kündigen wolle. Ich antwortete, dass er nicht kündigen muss: Wir haben doch alle Tools, um Remote Work zu organisieren. Ich bin sehr froh, dass er trotz Umzug weiter bei Emakina arbeitet. Ich bin überzeugt, dass der Arbeitsplatz in der neuen Normalität keine Rolle mehr spielt… für den Erfolg unserer Teams und unseres Unternehmens.